Che cosa è il libro unico del lavoro?
Il LUL, il Libro Unico del Lavoro è un documento attraverso il quale il datore di lavoro deve annotare la presenza di ogni singolo rapporto di lavoro all’interno della propria azienda.
Questo documento viene:
- elaborato e stampato meccanograficamente su fogli mobili a ciclo continuo, numerati in ogni pagina e vidimati dall’INAIL, Istituto Nazionale per l’Assicurazione contro gli Infortuni sul Lavoro, o dai soggetti abilitati;
- elaborato con stampa laser, con autorizzazione preventiva dell’INAIL alla stampa e del software utilizzato o su un tracciato elaborato dal datore di lavoro, con generazione della numerazione automatica;
- salvato su supporti magnetici o a elaborazione automatica dei dati senza autorizzazione dell’INAIL ma con comunicazione da effettuare alla Direzione Territoriale del Lavoro, indicandone le caratteristiche tecniche del sistema adattato prima della sua messa in uso.
Esiste un formato obbligatorio per il Libro Unico del Lavoro?
Non esiste un modello standard o un layout vincolante da seguire per la redazione del Libro Unico del Lavoro. I datori di lavoro possono scegliere liberamente il formato e la struttura, purché vengano rispettati i requisiti previsti dalla normativa vigente.
L’unico vincolo è che tutte le informazioni obbligatorie – come orario di lavoro, presenze, retribuzioni e dati anagrafici – siano chiaramente riportate, facilmente leggibili e accessibili in caso di controlli. Il documento può essere redatto sia in formato cartaceo sia digitale, a condizione che garantisca tracciabilità, ordine e coerenza dei dati.
I sistemi di elaborazione del Libro Unico del Lavoro servono a garantirne la unitarietà e la sequenzialità delle informazioni inserite sotto l’aspetto della vidimazione, della integrità dei dati, delle registrazioni, della tenuta e della conservazione e numerato in modo unico.
Gli obblighi del LUL Libro Unico del Lavoro
Ogni datore di lavoro privato di qualsiasi settore, tranne i datori di lavoro domestici, hanno l’obbligo di istituire e tenere il Libro Unico del Lavoro. Questo documento indica lo stato occupazionale dell’impresa e lo stato effettivo di ogni singolo rapporto di lavoro subordinato o di collaborazione.
All’interno del Libro Unico sono iscritti:
- i lavoratori subordinati;
- i collaboratori coordinati e continuativi;
- gli associati in partecipazione con apporto lavorativo;
- gli amministratori della società, come i consulenti del lavoro;
- i lavoratori stranieri distaccati in Italia.
I dati riportati per ogni lavoratore riguardano quelli generali e retributivi come la qualifica, l’inquadramento, l’anzianità di servizio, le posizioni assicurative e previdenziali, il lavoro straordinario, le ore di lavoro effettuate e dell’ orario di lavoro, l’instaurazione e cessazione del rapporto di lavoro, ferie e permessi all’ultimo periodo di registrazione sul Libro Unico.
Quali dati devono essere riportati nel Libro Unico del Lavoro e con quali tempistiche?
Il Libro Unico del Lavoro (LUL) è lo strumento ufficiale che documenta in modo dettagliato la posizione di ogni lavoratore e la gestione del rapporto di lavoro. Deve essere aggiornato regolarmente e contenere tutte le informazioni previste dalla normativa.
Dati obbligatori da riportare:
- Dati anagrafici: nome, cognome, codice fiscale, qualifica, livello contrattuale, data di assunzione e anzianità di servizio, inclusi eventuali scatti previsti dal CCNL.
- Posizioni assicurative e previdenziali: iscrizioni a INPS, INAIL e ad eventuali fondi di previdenza complementare o integrativa.
- Dati retributivi: retribuzione lorda, paga base, indennità, superminimi, straordinari e qualsiasi altra voce che compone la retribuzione.
- Presenze e assenze: ore lavorate, ferie, permessi, assenze non retribuite e ogni evento che incida sull’orario di lavoro.
- Somme e beni corrisposti: qualsiasi somma in denaro o valore di beni e servizi forniti al lavoratore (fringe benefit, sussidi, ecc.).
- Rimborsi spesa: rimborsi per spese sostenute dal lavoratore, inclusi buoni pasto e ticket restaurant.
- Trattenute e detrazioni: trattenute retributive, contributive (es. INPS) e fiscali (come la cessione del quinto o detrazioni fiscali).
- Prestazioni previdenziali e assistenziali: somme ricevute da enti come INPS per malattia, maternità, infortuni e altri eventi tutelati.
Tempistiche di registrazione: tutte le informazioni devono essere registrate mensilmente, con riferimento a ciascun mese, entro la fine del mese successivo.
Durata della conservazione: il LUL deve essere conservato per almeno 5 anni dalla data dell’ultima registrazione, presso l’azienda o presso un soggetto delegato autorizzato (ad esempio uno studio professionale o un’associazione di categoria).
Per quanto riguarda i dati retributivi per il periodo di paga del lavoro dipendente da registrare nel Libro Unico del Lavoro, essi sono:
- somme, valore di beni in natura e sussidi erogati o gestiti dal datore di lavoro;
- i rimborsi spese;
- le trattenute retributive, fiscali e contributive;
- le detrazioni fiscali;
- le prestazioni ricevute dagli enti previdenziali ed assistenziali.
Il Libro Unico del Lavoro dal 2009 unisce in unico documento i libri obbligatori di lavoro dell’amministrazione del personale, ovvero i libri paga e gli ex libri matricola.
Questo documento è utile per i lavoratori e per gli Organi di Vigilanza che hanno la possibilità di verificare il corretto svolgimento di ogni rapporto di lavoro nei suoi obblighi previdenziali, fiscali e amministrativi con accertamenti in materia di lavoro e previdenza.
La tenuta e conservazione del Libro Unico del Lavoro
Il LUL dipendenti deve essere conservato per cinque anni dalla data dell’ultima registrazione e deve essere compilato con le registrazioni entro la fine del mese successivo a quello di riferimento.
Il Libro unico del Lavoro deve essere tenuto scegliendo tra uno dei seguenti luoghi:
- la sede legale del datore di lavoro;
- lo studio del proprio consulente del lavoro o di un altro professionista abilitato;
- i centri di assistenza delle associazioni di categoria delle imprese artigiane e delle PMI;
- i consorzi di società cooperative, per conto delle altre consorziate;
- le società capogruppo, per conto delle altre società controllate o collegate.
Oltre ai datori di lavoro domestici, l’obbligo della tenuta del Libro Unico del Lavoro non spetta anche:
- ai soci delle società cooperative di produzione e lavoro che non sono lavoratori subordinati;
- al coniuge, ai figli e ad altri parenti che nell’impresa familiare svolgono la loro attività a meno che non siano dipendenti o con rapporto di lavoro come come collaboratori coordinati e continuativi;
- ai titolari di aziende individuali che operano da soli o con l’aiuto di soci o familiari;
- ai soci del lavoratore che operano da soli in società di persone e di capitali.
Che differenza c’è tra LUL e busta paga? Il Libretto del Lavoro riporta dettagliatamente ed in unico documento le presenze dei dipendenti.
La tenuta del LUL può essere anche telematica presso il Ministero del Lavoro e la sua mancata esibizione può portare ad una multa da 200 a 2.000 euro. Per saperne di più, consulta anche: