Cosa sono i buoni welfare aziendali ai lavoratori dipendenti 

Cosa sono i buoni welfare? I buoni welfare sono dei voucher o carte, in forma cartacea o elettronica, erogate dal datore di lavoro in favore dei propri dipendenti che consentono a questi ultimi di accedere autonomamente a beni e servizi presenti all’interno del piano di welfare aziendale.

Attraverso questi voucher welfare i dipendenti possono usufruire di benefit predisposti dall’azienda senza dover pagare nulla di tasca propria. 

I servizi welfare ai quali accedere possono essere previsti dal proprio contratto da lavoro dipendente o tramite la contrattazione collettiva, come nel caso del contratto collettivo nazionale metalmeccanici.

Questi benefit aziendali possono essere erogati sotto forma di flexible benefit o fringe benefit, con questi ultimi che devono rispettare dei limiti per evitare la tassazione degli importi spesi.

Scopriamo insieme nel dettaglio i buoni welfare come funzionano e vantaggi per aziende e dipendenti.

Quali sono i benefit erogati con i buoni welfare aziendali

La piattaforma welfare della propria azienda può prevedere l’erogazione dei buoni in servizi legati:

• all’assistenza a domicilio per gli anziani;
• a corsi di formazione;
• a corsi di aggiornamento professionale;
• a corsi di lingua straniera;
• rette scolastiche, asili nido e babysitter.

Come si utilizzano i buoni welfare? Il credito welfare può essere speso dai dipendenti per la tipologia di benefit riguardante:

• attività culturali, viaggi e vacanze;
• buoni spesa, buoni regalo e buoni acquisto da sfruttare nei principali e-commerce e nei negozi;
• buoni carburante o buoni benzina;
• buoni pasto nel limite degli 8 euro per quelli elettronici e dei 4 euro per quelli cartacei;
• abbonamenti a mezzi pubblici, palestre o piscine, cinema e teatri.

Questi beni o servizi sono di solito convenzionati con strutture e attività e servono a migliorare la qualità della vita ed il benessere dei dipendenti, oltre a migliorare il clima aziendale.

Infatti, i beni e servizi di welfare servono a combattere anche la diminuzione del potere d’acquisto dei consumatori, la riduzione del cuneo fiscale e la conciliazione tra vita privata e lavoro.

Come ricercare e segnalare nuove strutture convenzionate:

I lavoratori che intendono utilizzare i propri buoni welfare possono facilmente consultare l’elenco aggiornato delle strutture e dei servizi convenzionati attraverso la piattaforma aziendale dedicata. In genere, è presente una funzione di ricerca che consente di individuare attività e punti vendita in base alle proprie preferenze, come supermercati, palestre, centri educativi, cinema o teatri.

Nel caso in cui una struttura di interesse non risulti tra quelle già convenzionate—come ad esempio una libreria, una palestra locale o l’asilo nido preferito—il dipendente ha la possibilità di proporne l’inserimento. Di norma, la segnalazione avviene tramite un modulo specifico o una sezione dedicata all’interno del portale welfare. L’azienda o il gestore del servizio potrà così valutare la richiesta ed eventualmente ampliare la rete di strutture partner.

Questo approccio consente di rendere l’offerta di beni e servizi sempre più personalizzata e accessibile, migliorando la soddisfazione dei dipendenti e la versatilità nell’utilizzo dei buoni welfare.

Quali tipologie di aziende e servizi possono diventare partner per accettare i buoni welfare?

Possono aderire come partner per l’accettazione dei buoni welfare tutte le realtà che forniscono beni o servizi previsti dall’articolo 51 del TUIR. Ciò consente un’ampia varietà di settori coinvolti, garantendo ai lavoratori grande libertà nella scelta di come utilizzare i propri voucher.

Tra le principali categorie di partner rientrano:

• Centri sportivi e palestre, che offrono abbonamenti per attività come nuoto, corsi di fitness e discipline sportive;
• Scuole e centri di formazione, per corsi di cucina, lingue, informatica o aggiornamento professionale;
• Agenzie di viaggio, compagnie aeree e strutture ricettive, per l’acquisto di biglietti, soggiorni o pacchetti vacanza;
• Teatri, cinema e organizzatori di eventi, per accedere a spettacoli e manifestazioni culturali;
• Strutture sanitarie private, come cliniche, studi medici e centri diagnostici, per visite specialistiche e servizi di prevenzione e cura;
• Servizi di assistenza alla persona, inclusi babysitter, assistenza domiciliare e servizi educativi;
• Supermercati, catene della grande distribuzione e negozi specializzati, compresi quelli di elettronica, per l’acquisto di generi alimentari, beni di consumo o tecnologia.

Questa varietà di attività partner rende i buoni welfare strumenti estremamente versatili, in grado di rispondere alle esigenze personali e familiari di ciascun lavoratore.

Vantaggi per le attività commerciali e i fornitori di servizi:

Entrare a far parte della rete di strutture convenzionate nel welfare aziendale rappresenta un’opportunità concreta per le attività commerciali e i fornitori di servizi, offrendo numerosi vantaggi immediati.

• Maggiore visibilità: Essere presenti sulle principali piattaforme di welfare, come quelle di UpDay, Welfare Company, DoubleYou o Sodexo, significa comparire davanti a migliaia di lavoratori in cerca di strutture dove utilizzare i propri buoni.
• Acquisizione di nuovi clienti: I lavoratori preferiscono spendere i loro benefit presso attività convenzionate, generando così un flusso costante di nuovi clienti, spesso fidelizzati, che difficilmente si sarebbero avvicinati in autonomia.
• Incremento del fatturato: Ogni transazione effettuata tramite buoni welfare rappresenta un’entrata aggiuntiva, ottenuta senza dover investire in campagne pubblicitarie.
• Facilità gestionale: Le piattaforme digitali semplificano l’intero processo di pagamento e rendicontazione, rendendo più efficiente la gestione amministrativa.
• Posizionamento positivo: Far parte di un sistema che promuove il benessere dei lavoratori contribuisce a migliorare l’immagine dell’attività sul territorio, valorizzandone il ruolo sociale e rafforzando i rapporti con le aziende partner.

In sintesi, convenzionarsi con i circuiti di welfare consente alle imprese di promuovere i propri servizi all’interno di un contesto altamente visibile e accessibile, sia da desktop che da app, facilitando l’incontro tra domanda e offerta in un’ottica di benessere condiviso.

Come funzionano i benefit aziendali nei piani di welfare

I buoni welfare non sono obbligatori per legge e le modalità di erogazione vengono fissate dal datore o dagli accordi collettivi.

Ai buoni welfare corrispondono delle agevolazioni fiscali e non incidono sulle imposte sui redditi e sul reddito da lavoro dipendente per imprese e lavoratori entro certi limiti di spesa e possono sostituire il premio di risultato o il premio di produttività.

L’articolo 6 del TUIR prevede che tale soluzione di welfare aziendale:

• non può essere ceduta a terzi;
• non può essere sostituita in contanti;
• è nominativo del dipendente a cui si riferisce;
• deve essere speso sulla base del valore nominale del bene o servizio assegnato;
• può utilizzare i buoni solo dal titolare o da un parente di primo grado.

I buon voucher, di cui precedentemente abbiamo elencato alcuni esempi di welfare aziendale, servono per migliorare il benessere dei lavoratori e la qualità del proprio ambiente di lavoro, con la conseguente riduzione dell’assenteismo ed un incremento della produttività.

Come diventare partner e accettare i buoni welfare nella propria attività?

Se sei titolare di una palestra, un centro linguistico, un supermercato o offri servizi come assistenza domiciliare, corsi di cucina o accesso a eventi culturali, hai l’opportunità di ampliare la tua clientela accettando i buoni welfare aziendali all’interno della tua attività.

Diventare partner è un processo semplice, accessibile a tutte le realtà che forniscono beni o servizi previsti dall’art. 51 del TUIR. Ecco i passaggi più comuni:

• Invio della richiesta: Compila il modulo disponibile sul sito della piattaforma welfare a cui desideri affiliarti, indicando i dati della tua attività e i servizi offerti.
• Revisione e contatto: Dopo l’invio, verrai contattato—solitamente via email o telefono—dal team della piattaforma per la verifica delle informazioni e la finalizzazione della registrazione.
• Accesso al portale partner: Una volta approvata la richiesta, riceverai le credenziali per accedere a un’area riservata dove potrai gestire le transazioni e monitorare i buoni ricevuti.
• Accettazione dei buoni: Al momento dell’acquisto, il cliente presenterà il buono welfare, che potrai convalidare tramite scansione del codice a barre o inserimento manuale nel portale dedicato.
• Pagamento garantito: Dopo la registrazione del buono, la piattaforma provvederà al pagamento dell’importo corrispondente in tempi certi, senza la necessità di gestire strumenti come carte prepagate.

Questo meccanismo è adottato da tutti i principali circuiti di welfare aziendale e consente a numerose attività—tra cui negozi di elettronica, centri sportivi, teatri e farmacie—di offrire un servizio aggiuntivo, aumentando la visibilità e le possibilità di vendita.

In caso di necessità, le piattaforme mettono a disposizione numeri verdi, supporto via email e sezioni FAQ dettagliate per fornire assistenza durante la fase di affiliazione.

Quali sono i vantaggi del welfare aziendale per azienda e dipendenti

Quando si parla di welfare aziendale bisogna fare una distinzione tra i buoni voucher messi a disposizione dal datore di lavoro come fringe o flexible benefit per comprenderne i differenti vantaggi fiscali, oltre a non incidere sulla formazione del reddito da lavoratore dipendente. 

Infatti, nel caso dei fringe benefit, così come previsto dall’articolo 51 del TUIR, la loro erogazione non comporta tassazione se gli importi non superano i 258,23 euro per i dipendenti senza figli e 3000 euro per quelli con figli a carico per il 2023, mentre questi limiti nel 2024 saranno fissati rispettivamente a 1000 euro per quelli senza figli e 2000 euro per i dipendenti con figli.

Invece, nel caso dei flexible benefit, non ci sono limiti per essere esentati dal pagamento delle tasse sugli importi spesi tranne per la previdenza complementare, 5.164,57 euro, e le mutue sanitarie, 3.615,20 euro.

Per i fringe benefit concessi attraverso voucher è da sottolineare una recente comunicazione dell’Agenzia delle Entrate. L’intervento dell’ente ha specificato che gli importi di tali buoni devono essere sommati a quelli dei fringe benefit e non pagherà le tasse solo se non supererà i limiti di spesa sopracitati.

Limiti di esenzione fiscale per i buoni welfare nel triennio 2025-2027:

I buoni welfare, come quelli per acquisti o carburante, continuano a beneficiare di un’esenzione fiscale entro determinati limiti. Anche per il periodo 2025-2027, le soglie restano invariate rispetto al 2024:

• 1.000 euro per i lavoratori dipendenti senza figli a carico
• 2.000 euro per i dipendenti con figli fiscalmente a carico

Gli importi che superano tali soglie saranno considerati reddito imponibile e quindi soggetti a tassazione secondo le normative vigenti.

Le difficoltà per le aziende nell’implementazione del welfare aziendale:

Sebbene il welfare aziendale offra numerosi vantaggi, la sua applicazione concreta può risultare complessa, in particolare per le imprese di piccole dimensioni. Una delle principali criticità riguarda l’assenza di risorse interne adeguate: non tutte le aziende hanno la possibilità di destinare spazi o fondi per creare servizi come palestre o asili nido aziendali.

Un’altra difficoltà comune consiste nell’attivazione di convenzioni con enti esterni, come centri sportivi, scuole di lingue o strutture sanitarie. Questi accordi richiedono tempo, competenze specifiche e capacità gestionali, che spesso mancano nelle piccole realtà. Inoltre, la gestione della burocrazia e il continuo aggiornamento delle normative fiscali rappresentano ulteriori ostacoli.

Per molte piccole aziende è anche difficile individuare i benefit realmente utili per i propri dipendenti, con il rischio di proporre soluzioni poco utilizzate. Per questo motivo, l’adozione di piani flessibili e l’utilizzo di piattaforme digitali possono facilitare l’introduzione del welfare anche nei contesti più contenuti.

A chi spettano i voucher welfare aziendali

Chi prende i buoni welfare? Accedere ad un benefit aziendale previsto all’interno della piattaforma di welfare aziendale può essere possibile se predisposta dall’impresa oppure se prevista da accordi collettivi ed i lavoratori possono richiederli al loro datore. 

Infatti, le regole del piano welfare previsto nella propria azienda può riguardare l’erogazione di buoni in base ad alcuni lavoratori con caratteristiche come ad esempio:

• quelli con figli a carico;
• che fanno parte della stessa fascia di reddito;
• che hanno lo stesso livello o inquadramento contrattuale;
• che sono all’interno dello stesso ufficio, sede o settore aziendale;
• che risiedono alla stessa distanza dal posto di lavoro.

Queste sono le cosiddette categorie omogenee alle quali spesso fanno riferimento il sistema di welfare aziendale e gli accordi collettivi di categoria per usufruire dei buoni welfare.

In generale, questa forma di welfare aziendale non fa distinzione tra lavoratori con contratto a tempo indeterminato e quelli a termine, così come tra quelli a tempo pieno e quelli part-time.

I buoni voucher solitamente vengono utilizzati dalle piccole e medie imprese nell’ambito del welfare aziendale. Esse scelgono la piattaforma messa a disposizione da società esterne che permette ai dipendenti di accedere ai buoni ed in questo modo rendono più semplici i piani di welfare.

Inoltre, i buoni voucher possono essere erogati anche ai dipendenti pubblici, anche se in questo caso bisogna fare attenzione al tipo di lavoro, a quale categoria e Regione si appartiene. Infatti, sulla base di queste distinzioni si può accedere ai voucher welfare che permettono di usufruire di prestazioni assistenziali, borse di studio, per le vacanze, prestiti, mutui e sostegni alle famiglie.

Per saperne di più consulta anche:

• Agenzia delle Entrate: Welfare aziendale

Se vuoi ricevere maggiori informazioni, contatta consulente del lavoro per conoscere gli altri benefit previsti dal mondo del welfare aziendale.