Come Assumere un Dipendente in Modo Semplice: Regole, Costi e Passaggi
Procedura Assunzione e Domande Frequenti
Quali sono i passaggi per assumere un nuovo dipendente?
Assumere un dipendente comporta diverse fasi, sia pratiche che burocratiche. Ecco una panoramica dei passaggi principali da seguire:
-
Definire la posizione e il profilo – Per prima cosa chiarisci di quale figura hai bisogno: mansioni, qualifiche richieste, orario (full-time/part-time) e tipo di contratto offerto. Stabilisci anche la retribuzione prevista in base al ruolo e al livello (attenendoti ai minimi del CCNL applicabile).
-
Ricerca e selezione del candidato – Pubblica un annuncio di lavoro dettagliato (ruolo, requisiti, sede, tipo di contratto) su portali di recruitment, social network professionali o tramite il Centro per l’Impiego. Raccogli e valuta i curricula, conduci colloqui conoscitivi e magari prove pratiche. Al termine, individua il candidato ideale da assumere (vedi oltre per i consigli di selezione).
-
Stipula del contratto di lavoro – Una volta scelto il candidato, prepara una lettera di assunzione o contratto scritto contenente tutti gli elementi obbligatori: dati dell’azienda e del lavoratore, luogo di lavoro, data di inizio (ed eventuale data di fine se tempo determinato), inquadramento (qualifica, livello e CCNL applicato), orario di lavoro, periodo di prova (se previsto), retribuzione e eventuali benefit, termini di preavviso e durata delle ferie. Fai firmare il contratto al lavoratore prima che inizi l’attività.
-
Adempimenti burocratici pre-assunzione – Entro il giorno precedente all’inizio del lavoro, invia la Comunicazione Obbligatoria di assunzione (Modello UNILAV) al Centro per l’Impiego competente. Si tratta di una comunicazione telematica unica che notifica l’assunzione agli enti preposti (Centro impiego, INPS, INAIL, ecc.). Questo passo è obbligatorio per legge: ometterlo comporta sanzioni pesanti (fino a 500 € di multa per comunicazione tardiva, e molto di più se il lavoratore risultasse in nero)
-
Registrazioni e assicurazioni – Se è il primo dipendente che assumi, devi aprire una posizione contributiva INPS e una posizione assicurativa INAIL per la tua azienda (operazione spesso gestita tramite Comunicazione Unica alla Camera di Commercio o con l’aiuto di un consulente del lavoro). Questo serve a poter versare i contributi previdenziali e assicurare il lavoratore contro gli infortuni. Se hai già un’azienda attiva, sarà sufficiente aggiungere il nuovo assunto alle posizioni esistenti. Inoltre, registra il dipendente sul Libro Unico del Lavoro (LUL) della tua azienda, assegnandogli un numero matricola progressivo, come richiesto dalla normativa
Seguendo questi step, l’assunzione sarà effettuata in maniera regolare.
Quali documenti sono necessari per assumere un dipendente?
Per formalizzare un’assunzione servono alcuni documenti fondamentali da raccogliere e conservare:
Documento d’identità valido e codice fiscale del lavoratore: per identificare univocamente il dipendente nel contratto e nelle comunicazioni agli enti.
Permesso di soggiorno valido (per cittadini extracomunitari): il datore di lavoro deve verificare che il candidato straniero sia legalmente autorizzato a lavorare in Italia.
Dati anagrafici e informazioni fiscali: includono luogo e data di nascita, residenza, stato civile, eventuali familiari a carico per le detrazioni fiscali e IBAN per l’accredito dello stipendio.
Titoli di studio o certificazioni professionali (se richiesti per la mansione): ad esempio, patenti, certificazioni specifiche o iscrizioni ad albi professionali.
Certificato di iscrizione al Centro per l’Impiego (facoltativo): utile se si intende beneficiare di incentivi per l’assunzione di disoccupati, dimostrando lo stato di disoccupazione del lavoratore.
Documentazione aziendale:
- Contratto di lavoro scritto: da far firmare al dipendente.
- Lettera di impegno all’assunzione (se l’inizio del lavoro è posticipato).
- Informativa sulla privacy: per il trattamento dei dati personali del dipendente.
- Documenti sulla sicurezza sul lavoro: come attestati di formazione sulla sicurezza o programmazione di corsi e visite mediche, se necessari.
Nota: I primi tre (documento identità, codice fiscale, permesso se straniero) sono imprescindibili. Senza questi non è possibile procedere con un’assunzione regolare.
Quali comunicazioni obbligatorie deve fare il datore di lavoro quando assume?
La comunicazione obbligatoria principale è la Comunicazione Unica di Assunzione (detta anche modello UNILAV) che va inviata per via telematica almeno 24 ore prima dell’inizio del rapporto di lavoro al Centro per l’Impiego competente. Questa, notifica simultaneamente l’assunzione a tutti gli enti (Centro per l’Impiego, INPS, INAIL, Prefettura) quindi non dovrai fare comunicazioni separate a ciascuno. Ricorda che anche trasformazioni, proroghe e cessazioni del rapporto di lavoro vanno comunicate con lo stesso sistema entro i termini di legge.
Ricorda che la tempestività è obbligatoria: se la comunicazione viene fatta in ritardo rispetto all’inizio effettivo del lavoro, rischi una sanzione amministrativa (da circa €100 a €500 per omissione tardiva). Se invece il lavoratore risultasse completamente non dichiarato (lavoro nero), le multe salgono a migliaia di euro e possono esserci conseguenze penali in casi gravi. Dunque, mai far iniziare qualcuno a lavorare senza aver inviato l’UNILAV!
Come assumere un familiare come dipendente?
Assumere un familiare è possibile, ma deve trattarsi di un rapporto di lavoro reale e documentato. Il contratto deve essere regolarmente registrato, con retribuzione adeguata e versamento dei contributi previdenziali. Attenzione: il lavoro subordinato tra parenti può essere contestato dall’INPS se non viene dimostrata una reale subordinazione (es. orari stabiliti, ordini gerarchici). Se il familiare collabora occasionalmente, può essere inquadrato come collaboratore familiare anziché come dipendente.
Come assumere un dipendente extracomunitario?
Per assumere un cittadino extracomunitario, il datore di lavoro deve verificare che il lavoratore abbia un permesso di soggiorno valido per motivi di lavoro. Se il lavoratore è ancora all’estero, è necessario seguire la procedura del Decreto Flussi, che prevede la richiesta di nulla osta presso lo Sportello Unico per l’Immigrazione. Una volta ottenuto il nulla osta, il lavoratore può richiedere il visto per entrare in Italia e firmare il contratto.
Come assumere un dipendente disabile?
L’assunzione di persone con disabilità è regolata dalla Legge 68/99, che prevede l’obbligo per le aziende con più di 15 dipendenti di assumere una quota di lavoratori appartenenti alle categorie protette. I datori di lavoro possono beneficiare di incentivi economici e contributi per l’adattamento della postazione di lavoro. L’assunzione può avvenire tramite collocamento mirato, che aiuta le aziende a trovare lavoratori idonei alle mansioni richieste.
Come assumere un dipendente in cassa integrazione?
Un lavoratore in cassa integrazione può essere assunto da un’altra azienda, ma esistono delle regole precise. Se il lavoratore è in cassa integrazione a zero ore, può lavorare altrove previa autorizzazione dell’INPS, senza perdere il diritto alla cassa integrazione. Se invece è in cassa integrazione parziale, il nuovo contratto deve essere compatibile con l’orario ridotto e potrebbe comportare la sospensione della cassa integrazione. È consigliabile verificare con l’INPS prima di procedere con l’assunzione.
Chi può fare l'assunzione dependenti?
L’assunzione di un dipendente può essere effettuata solo dal datore di lavoro, che può essere un’azienda, un professionista, un ente pubblico o privato, un’associazione o una cooperativa. In altre parole, solo il soggetto che assume il lavoratore e instaura il rapporto di lavoro ha il potere di formalizzare l’assunzione.
Tuttavia, puoi chiedere ad un consulente del lavoro se può gestire la procedura di assunzione per conto tuo. I consulenti del lavoro sono professionisti abilitati che forniscono assistenza in materia di gestione del personale, paghe e contributi, normative sul lavoro e contrattualistica. Se delegati, possono:
- Redigere il contratto di assunzione conforme alla normativa vigente e al CCNL applicabile.
- Effettuare la Comunicazione Obbligatoria (COB) presso il Centro per l’Impiego, che è il passaggio fondamentale per formalizzare l’assunzione.
- Registrare il lavoratore presso INPS e INAIL, se necessario.
- Gestire gli aspetti amministrativi e contributivi legati al rapporto di lavoro, inclusa la predisposizione delle buste paga.
Quindi, anche se il datore di lavoro rimane l’unico soggetto legalmente responsabile dell’assunzione, può affidare l’intera gestione burocratica a un consulente del lavoro, che si occuperà di tutti gli adempimenti necessari in modo corretto e senza rischi di errori o sanzioni.
Quanto costa assumere un dipendente oggi?
Il costo dipende dalla RAL (Retribuzione Annua Lorda) e dai contributi. Nel 2025, per ogni 1.000 € lordi, il datore spende in media tra 1.300 € e 1.450 €. Ad esempio, per una RAL di 30.000 €, il costo aziendale totale è di circa 41.000 €. Il coefficiente medio è 1,4×RAL.
Esistono soluzioni per ridurre i costi di un’assunzione?
Se hai un budget limitato, puoi contenere i costi di assunzione con strategie mirate e sfruttando gli incentivi disponibili.
Una prima soluzione è utilizzare contratti flessibili, come il tempo determinato breve, il part-time o il contratto a chiamata, che permettono di impiegare il lavoratore solo quando serve, riducendo le spese rispetto a un full-time.
Un’alternativa ancora più economica è il tirocinio (stage), che non è un vero contratto di lavoro ma un periodo di formazione retribuito solo con un rimborso spese (generalmente tra 500 e 800 € al mese) e coperto da assicurazione INAIL, senza contributi INPS.
Se vuoi inserire un giovane con costi ridotti, il contratto di apprendistato è una scelta vantaggiosa: la retribuzione iniziale è più bassa, i contributi previdenziali sono ridotti e puoi formare il lavoratore sulle tue esigenze.
Per esigenze occasionali, puoi ricorrere al lavoro occasionale (PrestO), un sistema di pagamento a ore tramite buoni INPS, ideale per piccole imprese con meno di 10 dipendenti. Non richiede un contratto continuativo e il costo orario per l’azienda è contenuto.
Se invece alcune attività non richiedono un dipendente fisso, puoi affidarle a freelance o professionisti esterni, evitando i costi di un’assunzione e pagando solo per il servizio effettivamente svolto.
Quanto tempo serve per assumere un dipendente?
In media, servono da 2 a 5 giorni lavorativi per completare l’assunzione, tra raccolta documenti, firma del contratto e invio della comunicazione obbligatoria UNILAV entro il giorno prima dell’inizio del rapporto.
Devo aprire una posizione INAIL per assumere?
Sì, è obbligatorio. Il datore deve attivare una posizione assicurativa INAIL per tutelare il lavoratore contro infortuni e malattie professionali, anche se si tratta di prima assunzione.
Cosa rischio se assumo in nero?
L’assunzione in nero comporta sanzioni da 1.800 a oltre 43.000 euro per lavoratore, più contributi arretrati, interessi e possibili cause. È obbligatorio regolarizzare ogni rapporto di lavoro.
Assumere un dipendente in Italia richiede la conoscenza di numerosi aspetti normativi, burocratici e fiscali. Si tratta della prima assunzione del tuo primo dipendente? Oppure, sei già un’azienda con esperienza ma vuoi assicurarti di rispettare la normativa vigente per evitare sanzioni e ottimizzare i costi del lavoro?
Analizzare tutti gli aspetti essenziali per assumere un dipendente è molto importante, dai requisiti e documenti necessari fino alle strategie per ridurre i costi. Affidati agli esperti di Consulentedellavoro.it per assumere i tuoi dipendenti in modo semplice e senza errori!
Vuoi seguire i passaggi per una pratica di assunzione corretta, senza dimenticare nulla? Vai alla checklist ➜
Requisiti e Documentazione Necessaria per Assunzione Dipendente
Durante la procedura di onboarding si devono raccogliere prima di tutto i documenti del prossimo lavoratore ancora prima della stipula e della firma del contratto. Ma quali sono questi documenti?
- Codice Fiscale: Indispensabile per qualsiasi attività lavorativa in Italia. Se il lavoratore non ne possiede uno, deve richiederlo all’Agenzia delle Entrate.
- Documento di Identità: Obbligatorio per confermare l’identità del dipendente.
- Permesso di Soggiorno: Fondamentale per cittadini extra-UE, deve essere valido e permettere l'attività lavorativa.
- Comunicazione al Centro per l’Impiego (CO): Va fatta entro il giorno prima dell’inizio del lavoro, di solito tramite comunicazione telematica (UNILAV).
- Certificazione Unica (CU): Necessaria se il lavoratore ha avuto un altro datore di lavoro nello stesso anno fiscale.
- Il Modello TFR2, documento obbligatorio per tutti i nuovi assunti dal 2007 per dichiarare la scelta del lavoratore su cosa fare con il Trattamento di Fine Rapporto (TFR): mantenerlo in azienda o versarlo in un fondo pensione. Se il dipendente non esprime una preferenza entro sei mesi dall’assunzione, il TFR viene destinato automaticamente al fondo previdenziale previsto dal contratto collettivo nazionale applicabile.
Oltre a questi documenti obbligatori, ce ne sono altri facoltativi o consigliati.
Il Certificato di Idoneità alla Mansione non è sempre necessario per l’assunzione. È richiesto solo per lavori che comportano particolari rischi per la salute, come quelli esposti a sostanze chimiche, ambienti pericolosi o sforzi fisici particolari. Questo certificato viene rilasciato dal medico competente dopo una visita medica obbligatoria per determinate categorie professionali.
La Scheda Anagrafica Professionale (SAP) non è un documento obbligatorio per procedere con l’assunzione, ma può essere utile. Contiene informazioni sulla carriera lavorativa del dipendente ed è rilasciata dal Centro per l’Impiego. L’azienda potrebbe richiederla per verificare il percorso professionale del candidato e valutare eventuali agevolazioni contributive.
La Previdenza Complementare non è un requisito obbligatorio per l’assunzione. Si tratta di un’opzione che il lavoratore può scegliere per accantonare una parte della propria retribuzione in un fondo pensione complementare, aggiungendo un beneficio alla pensione futura.
Obblighi legali per l'assunzione personale e amministrativa
Per assumere in regolare, il datore di lavoro deve rispettare una serie di obblighi legali per la tutela sia del lavoratore che dell’azienda.
Il primo passo è la stipula del contratto, che deve rispettare le disposizioni del Contratto Collettivo Nazionale del Lavoro (CCNL) applicabile al settore di riferimento. Questo documento definisce tutti gli aspetti fondamentali del rapporto lavorativo, come la durata, l’orario, la retribuzione e le eventuali clausole specifiche.
Successivamente, per l’assunzione è necessario iscrivere il lavoratore all’INPS per la previdenza sociale e all’INAIL per la copertura contro gli infortuni sul lavoro. Questa iscrizione assicura che il dipendente possa beneficiare di pensione, malattia e altre forme di tutela previste dal sistema previdenziale italiano. Prima che il lavoratore inizi la sua attività, si deve inviare una comunicazione obbligatoria al Centro per l’Impiego almeno 24 ore prima dell’inizio effettivo del rapporto per rendere l’assunzione ufficialmente regolare.
Un altro passaggio importante è la redazione della lettera di assunzione, che riepiloga tutte le condizioni concordate, come il tipo di contratto, la retribuzione, il livello di inquadramento e l’orario di lavoro. Oltre agli aspetti burocratici, bisogna rispettare la normativa sulla sicurezza sul lavoro prevista dal Decreto Legislativo 81/2008. Il datore di lavoro deve garantire che il dipendente riceva una formazione adeguata sui rischi specifici della mansione e sulle misure di prevenzione necessarie per lavorare in sicurezza.
Vuoi assumere un dipendente ma hai paura di sbagliare qualcosa?
La procedura di assunzione può sembrare complicata: documenti, comunicazioni, contributi, contratti…Con l’aiuto di un consulente del lavoro esperto, puoi gestire tutto in modo semplice, veloce e nel pieno rispetto della legge. Grazie al nostro supporto, potrai:
- gestire correttamente documenti per assunzione
- rispettare tutti gli obblighi del datore di lavoro
- evitare sanzioni per assunzione irregolare
- scegliere il tipo di contratto più adatto
- stimare con precisione il costo del dipendente
Come Assicurare un Dipendente e Quali Sono i Costi
Quando assumi un dipendente in Italia, devi assicurarlo a due enti fondamentali: l’INPS e l’INAIL. L’INPS si occupa della pensione e di altre tutele come malattia, maternità e disoccupazione. L’INAIL, invece, copre gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali, per dare un sostegno economico al lavoratore in caso di problemi.
Quanto costa assicurare un dipendente?
Dipende dal tipo di contratto, dal settore e dalla categoria professionale. In generale, il costo assunzione dipendente per l’azienda è più alto dello stipendio lordo del dipendente, di solito tra il 30% e il 45% in più. Per fare un esempio pratico, se un dipendente ha uno stipendio lordo di 2.000 euro, l’azienda spenderà tra 2.600 e 2.900 euro al mese. Se lo stipendio lordo è di 1.500 euro, il costo totale sarà tra 1.950 e 2.200 euro.
Questi costi comprendono i contributi previdenziali da versare all’INPS, l’assicurazione obbligatoria contro gli infortuni tramite l’INAIL e, in alcuni casi, altri contributi previsti dai contratti collettivi. Per sapere l’importo esatto da versare, controlla le tabelle contributive aggiornate per il proprio settore.
Quali sono i costi fissi e variabili legati all’assunzione di un dipendente?
Quando si valuta quanto costa assumere un dipendente, non bisogna considerare solo lo stipendio lordo. Esistono infatti costi aggiuntivi, fissi e variabili, che incidono sensibilmente sul budget aziendale.
Costi fissi dell’assunzione
I costi fissi sono obbligatori e vanno sostenuti ogni mese o anno, indipendentemente dalla produttività del dipendente.
- Contributi INPS: comprendono pensione, malattia, maternità, NASPI e altri oneri. Variano in base al settore e al contratto, ma rappresentano una voce importante sullo stipendio lordo.
- Assicurazione INAIL: copre i rischi da infortuni sul lavoro e malattie professionali. Il premio varia in base alla categoria di rischio.
- Trattamento di Fine Rapporto (TFR): ogni mese viene accantonata una quota da liquidare alla fine del rapporto lavorativo.
- Contributi CCNL: molti contratti collettivi impongono il versamento a fondi sanitari integrativi, enti bilaterali e fondi di previdenza di categoria.
Costi variabili legati all’assunzione
Questi costi dipendono da scelte aziendali, obiettivi raggiunti o specifiche condizioni del lavoratore.
- Premi e incentivi: includono tredicesima, quattordicesima, premi di produzione, bonus assiduità e risultati.
- Rimborsi spese: per trasferte, pasti, trasporti o alloggio.
- Straordinari: ore extra retribuite con le maggiorazioni previste dal contratto.
- Contributi agevolati: assunzioni di giovani, donne, over 50 o disoccupati possono accedere a incentivi contributivi.
Costi di gestione amministrativa
Oltre ai costi retributivi, l’assunzione comporta oneri di gestione, come:
- Elaborazione e gestione dei cedolini paga
- Comunicazioni obbligatorie a INPS, INAIL, Centro per l’Impiego
- Servizi di consulenza del lavoro o payroll esterno
Stimare costi fissi e variabili consente una visione chiara del reale impatto economico dell’assunzione.
Una corretta pianificazione ti aiuta a evitare imprevisti e ad assumere in modo sostenibile.
Costi di Assunzione con Contratto in Smart Working
Assumere un dipendente in smart working non modifica i costi contributivi e retributivi. Lo stipendio e gli oneri INPS/INAIL restano invariati rispetto a un contratto tradizionale a tempo determinato o indeterminato.
Tuttavia, il lavoro da remoto può offrire risparmi operativi concreti, soprattutto nella gestione della sede aziendale:
- Nessuna necessità di predisporre una postazione fissa in ufficio
- Riduzione delle spese per utenze, pulizie, forniture e materiali di consumo
- Meno investimenti in strumenti condivisi (stampanti, telefoni, arredi)
I contributi obbligatori restano identici, ma si abbassano i costi logistici e infrastrutturali, rendendo l’assunzione in smart working una soluzione più sostenibile per molte realtà.
Come Si Assume un Dipendente: Passaggi Essenziali
Per assumere un lavoratore dipendente, la prima cosa da fare è scegliere il tipo di contratto più adatto alle esigenze aziendali e alla posizione da coprire. Esistono diverse opzioni, come il contratto a tempo determinato, indeterminato o l’apprendistato, ognuna con regole specifiche.
Dopo aver individuato la persona giusta attraverso il processo di selezione e colloqui, è necessario stipulare il contratto. Una volta firmato, l’azienda deve comunicare l’assunzione del dipendente al Centro per l’Impiego almeno il giorno prima dell’inizio dell’attività lavorativa. Questo passaggio rende ufficiale l’assunzione ed evita sanzioni.
Successivamente, si deve iscrivere il dipendente all’INPS per la previdenza sociale e all’INAIL per la copertura contro gli infortuni sul lavoro. Una volta completate queste procedure, è importante fornire al dipendente tutta la documentazione necessaria, come la copia del contratto e le informazioni relative alla sicurezza sul lavoro. Il nuovo assunto deve essere inserito nel processo aziendale, attraverso un periodo di affiancamento o formazione, per permettergli di integrarsi al meglio nella squadra e nelle sue nuove mansioni.
checklist assunzione dipendente
Prima dell’assunzione
- Definisci ruolo, orario e tipo di contratto (tempo determinato, indeterminato, part-time…)
- Verifica il CCNL applicabile e il costo complessivo del dipendente
- Raccogli i documenti: carta d’identità, codice fiscale, permesso di soggiorno (se serve)
- Predisponi il contratto di lavoro scritto
- Controlla eventuali agevolazioni (bonus assunzioni, sgravi contributivi)
- Fai la visita medica di idoneità se obbligatoria
Adempimenti obbligatori
- Invia la comunicazione UNILAV almeno 1 giorno prima dell’inizio
- Apri (o aggiorna) posizione INPS e INAIL
- Registra il dipendente nel Libro Unico del Lavoro
- Iscrivi il lavoratore a eventuali fondi sanitari o bilaterali richiesti dal CCNL
Dopo l’assunzione
- Prepara la busta paga corretta con contributi INPS, INAIL, TFR
- Conserva il contratto firmato e tutta la documentazione
- Verifica ogni mese che gli adempimenti siano svolti puntualmente
Ricorda che se operi in regime forfettario, il tetto massimo per dipendenti/collaboratori è 20.000 € lordi/anno; In caso di smart working, serve l’accordo scritto.
Vuoi evitare errori? Parla con un consulente del lavoro per essere guidato in ogni fase.
Assunzione Personale: Differenze tra Contratti a Tempo Determinato e Indeterminato
Quando un’azienda assume un dipendente, deve scegliere la tipologia di contratto di lavoro subordinato. Cosa scegliere tra un contratto a tempo determinato o a tempo indeterminato? Dipende dalle proprie necessità aziendali. Ogni tipologia ha caratteristiche specifiche e vantaggi differenti.
Il contratto a tempo determinato prevede una durata ben definita fin dall’inizio. Può durare al massimo 24 mesi anche se è possibile prorogarlo entro questo limite. Rispetto al contratto a tempo indeterminato, ha un costo contributivo leggermente più alto per l’azienda, con un’aliquota aggiuntiva dell’1,4%. Questa formula è ideale quando c’è bisogno di personale solo per un periodo limitato, ad esempio per gestire picchi di lavoro stagionali o progetti a termine.
Il contratto a tempo indeterminato, invece, non ha una scadenza e garantisce maggiore stabilità al lavoratore. Per le aziende, questo tipo di assunzione può essere vantaggiosa grazie a possibili agevolazioni contributive previste in caso di nuove assunzioni, specialmente per determinate categorie di lavoratori o in specifiche situazioni aziendali. È la scelta più indicata quando si vuole investire su un dipendente nel lungo periodo.
La decisione tra queste due forme contrattuali dipende quindi dalle esigenze aziendali e dalla strategia di crescita dell’impresa. Se hai dubbi su quale contratto scegliere e vuoi una valutazione personalizzata, contatta uno dei nostri consulenti del lavoro per ricevere un supporto su misura su come assumere il tuo dipendente.
Come Assumere un Dipendente con Partita IVA
Quando un’azienda ha bisogno di una collaborazione professionale, può decidere di lavorare con una persona che ha partita IVA, invece di assumerla come dipendente. Questo tipo di rapporto è più flessibile rispetto a un contratto di lavoro tradizionale, ma devono essere rispettate alcune condizioni per evitare il rischio di lavoro subordinato mascherato o falsa partita IVA, che potrebbe portare a sanzioni.
Per essere considerato un lavoratore autonomo, il professionista con partita IVA deve dimostrare di non avere un rapporto di dipendenza con l’azienda, a meno che non esista un patto di non concorrenza fissato. Questo significa che:
- Deve avere più clienti, senza lavorare esclusivamente per un unico committente.
- Deve gestire autonomamente il proprio tempo e il modo in cui svolge il lavoro, senza orari rigidi imposti dall’azienda.
- Non deve essere sottoposto a vincoli gerarchici, ovvero non deve ricevere ordini diretti come un normale dipendente.
Se queste condizioni non sono rispettate, l’azienda potrebbe essere accusata di aver instaurato un rapporto di lavoro subordinato senza le dovute tutele per il lavoratore. Questo comporterebbe l’obbligo di regolarizzare l’assunzione, versare i contributi previdenziali non pagati e pagare eventuali sanzioni.
- prestazione d’opera professionale
- collaborazione occasionale
- collaborazione coordinata e continuativa (Co.Co.Co.)
Assunzione formale di un lavoratore con partita IVA
- i due rapporti (autonomo e subordinato) siano nettamente separati
- non ci sia sovrapposizione di incarichi, orari o responsabilità
- siano evitate situazioni di conflitto di interessi o duplicazione retributiva
Tieni presente che optare per la partita IVA solo per risparmiare sul costo del lavoro può sembrare vantaggioso nel breve periodo, ma espone l’azienda a gravi conseguenze se il rapporto viene riconosciuto come subordinato: sanzioni, recupero contributi e contenziosi.
Come Assumere un Dipendente per un Giorno o per Brevi Periodi
Se un’azienda ha bisogno di un lavoratore per un solo giorno o per un periodo molto breve, esistono diverse soluzioni contrattuali che permettono di assumere personale in modo regolare, senza dover stipulare un contratto a lungo termine.
Uno degli strumenti più utilizzati è il contratto a chiamata, noto anche come contratto intermittente. Questo tipo di accordo consente di impiegare un lavoratore solo quando è necessario, senza un impegno continuativo. Può essere utilizzato per lavori saltuari e prevede il pagamento solo per le ore effettivamente svolte. In alcuni casi, può includere un’indennità di disponibilità se il lavoratore si impegna a rispondere alla chiamata del datore di lavoro.
Un’altra opzione è l’uso dei voucher INPS per prestazioni occasionali, pensati per lavori di breve durata e con compensi limitati. Possono essere utilizzati da aziende con meno di 10 dipendenti per pagare prestazioni saltuarie. I compensi vengono erogati attraverso l’INPS, che gestisce anche i contributi previdenziali e assicurativi.
Se si prevede un impegno di qualche giorno o poche settimane, si può stipulare un contratto a tempo determinato breve che ha una durata prefissata e può essere utilizzato per sostituzioni, eventi o esigenze specifiche. Deve essere sempre formalizzato con un contratto scritto e comunicato al Centro per l’Impiego prima dell’inizio della prestazione lavorativa.
Quanto costa assumere un dipendente per un mese o per dieci giorni?
Il costo reale può variare in base a diversi fattori:
- Tipo di contratto (tempo pieno, part-time, apprendistato, agevolato)
- Settore e contratto collettivo applicato (commercio, edilizia, servizi…)
- Età e profilo del lavoratore (sono previste agevolazioni per giovani, donne, disoccupati)
Quando e Come Assumere un Dipendente per un Giorno
Se hai bisogno di un lavoratore solo per un giorno, puoi utilizzare diversi strumenti per assumerlo in modo regolare e senza complicazioni. Le soluzioni più adatte dipendono dal tipo di lavoro da svolgere e dalla frequenza con cui pensi di avere bisogno di quel dipendente.
Anche per un rapporto di lavoro della durata di un solo giorno, è necessario predisporre un contratto scritto che specifichi:
- I dati del datore di lavoro e del lavoratore.
- Il tipo di contratto applicato (es. contratto a tempo determinato o prestazione occasionale).
- La durata del rapporto di lavoro (in questo caso, un solo giorno).
- La retribuzione concordata.
- L’orario di lavoro e le mansioni assegnate.
Se il contratto è a tempo determinato, l’assunzione deve essere comunicata al Centro per l’Impiego attraverso il sistema UNIEMENS (INPS) o il portale del Ministero del Lavoro, almeno il giorno prima dell’inizio dell’attività.
In alternativa, per lavori saltuari e non continuativi, puoi utilizzare il sistema di PrestO (Prestazioni Occasionali) dell’INPS. In questo caso:
- Non è necessario un contratto scritto.
- Devi registrare il lavoratore e la prestazione sul portale INPS almeno il giorno prima dell’inizio del lavoro.
- Il pagamento avviene direttamente tramite l’INPS, che trattiene i contributi previdenziali e l’assicurazione INAIL prima di versare il netto al lavoratore.
Come funziona per il licenziamento?
Se il contratto era a tempo determinato per un solo giorno, la cessazione avviene automaticamente senza necessità di una lettera di licenziamento o dimissioni.
Se hai utilizzato il sistema PrestO, il rapporto di lavoro termina al completamento della prestazione registrata, e il lavoratore riceverà il compenso netto dall’INPS entro i termini previsti.
Come Assumere un Dipendente a Chiamata?
Il contratto a chiamata (o lavoro intermittente) è una soluzione ideale se hai bisogno di un lavoratore solo in determinati periodi, senza l’obbligo di un impiego continuativo. Tuttavia, prima di utilizzarlo, devi verificare se è applicabile al tuo caso.
Chi può essere assunto con un contratto a chiamata?
Il contratto a chiamata può essere stipulato solo nei seguenti casi:
- Fascia d’età del lavoratore: il lavoratore deve avere meno di 24 anni (con obbligo di completare il rapporto di lavoro prima del compimento del 25° anno) oppure più di 55 anni, anche se pensionato.
- Attività specifiche: il contratto deve riguardare mansioni previste dalla normativa per il lavoro intermittente. L’elenco delle attività ammesse è stabilito dai contratti collettivi di settore o, in assenza, dal Decreto Ministeriale del 23 ottobre 2004.
Anche se il lavoratore verrà impiegato solo occasionalmente, è obbligatorio redigere un contratto scritto, che deve contenere:
- La tipologia di lavoro e le mansioni assegnate.
- La durata del contratto (a tempo determinato o indeterminato).
- Il compenso previsto.
- L’indennità di disponibilità, se richiesta (ossia un compenso per la reperibilità del lavoratore nei periodi in cui non è chiamato a lavorare).
Ogni volta che il lavoratore viene chiamato a prestare servizio, il datore di lavoro deve comunicare l’inizio della prestazione almeno il giorno prima tramite Sistema telematico INPS (UNIEMENS), Portale INAIL o PEC al Ministero del Lavoro (tramite il modello UNI-Intermittenti).
Il lavoratore a chiamata viene retribuito solo per le ore effettivamente lavorate ma se percepisce un’indennità di disponibilità, ha diritto a un compenso anche nei periodi in cui non lavora.
Un libero professionista può assumere dipendenti?
Sì, anche i liberi professionisti con partita IVA possono assumere dipendenti. Esattamente come le imprese individuali o le società, anche chi esercita un’attività autonoma (ad esempio avvocato, architetto, consulente, artigiano…) può creare un rapporto di lavoro subordinato con uno o più collaboratori.
La procedura da seguire è la stessa prevista per le aziende: si parte dalla selezione del candidato, si procede con la stipula del contratto, la comunicazione UNILAV agli enti competenti, l’apertura delle posizioni INPS e INAIL e infine il versamento dei contributi obbligatori.
Attenzione al limite del regime forfettario!
Se operi in regime forfettario, la legge prevede una limitazione specifica: La spesa complessiva per lavoratori dipendenti e collaboratori non può superare i 20.000 euro lordi all’anno. Questo tetto vale anche se assumi più di una persona: il limite resta sempre complessivo, non per singolo contratto.
Cosa succede se superi i 20.000 euro? Perdi automaticamente il regime forfettario, dal 1° gennaio dell’anno successivo passerai al regime ordinario e dovrai gestire una contabilità diversa, con più adempimenti e tassazione standard
Prima assunzione lavorativa?
Il 65% delle piccole imprese commette errori nei primi contratti di assunzione. Molti datori di lavoro, soprattutto alla prima esperienza, sottovalutano alcuni adempimenti fondamentali: comunicazioni obbligatorie, inquadramento corretto, gestione dei contributi e rispetto del CCNL applicato. Un errore anche solo formale può tradursi in sanzioni, vertenze o accertamenti da parte degli enti ispettivi.
Con il supporto di un consulente del lavoro esperto, puoi affrontare ogni fase dell’assunzione con tranquillità, evitare brutte sorprese e costruire un rapporto di lavoro regolare e sicuro fin dal primo giorno.
Come Conviene Assumere un Dipendente: Strategie e Agevolazioni
Assumere un dipendente comporta dei costi, ma esistono diverse agevolazioni che permettono di ridurre il peso contributivo e rendere l’assunzione più conveniente per le aziende. Tra le opportunità disponibili, una delle più interessanti è lo sgravio contributivo per i giovani sotto i 35 anni. Le aziende che assumono giovani con meno di 35 anni con un contratto a tempo indeterminato possono beneficiare di un esonero contributivo del 100%, fino a un massimo di 500 euro mensili per due anni. Nelle regioni del Mezzogiorno (Abruzzo, Molise, Campania, Basilicata, Sicilia, Puglia, Calabria e Sardegna), l’esonero può arrivare fino a 650 euro mensili. È fondamentale che il giovane non abbia mai avuto precedenti contratti a tempo indeterminato.
Per le aziende con sede nelle regioni del Mezzogiorno, la Decontribuzione Sud offre uno sconto del 30% sui contributi previdenziali fino al 31 dicembre 2025. Questo incentivo mira a sostenere l’occupazione in aree con tassi di disoccupazione più elevati.
Particolarmente conveniente si dimostra anche l’assunzione con contratto di apprendistato. Rivolto a giovani tra i 18 e i 29 anni, consente alle aziende di formare nuove risorse con costi ridotti perché possono beneficiare di una riduzione dei contributi previdenziali, che scendono a circa il 10% rispetto al 30-40% di un contratto standard.
Per l’assunzione di lavoratori con più di 50 anni, disoccupati da almeno 12 mesi, è prevista una riduzione del 50% dei contributi previdenziali per una durata di 12 mesi in caso di contratto a tempo determinato e di 18 mesi per contratti a tempo indeterminato. Questo incentivo supporta il reinserimento nel mercato del lavoro di persone in età avanzata.
Come Assumere un Dipendente a Basso Costo
Assumere un dipendente comporta sempre un impegno economico ma è comunque possibile assumere un dipendente a basso costo senza rinunciare alla qualità del personale. Oltre a sfruttare le agevolazioni fiscali sopra citate, una delle soluzioni potrebbe essere il contratto part-time, che consente di gestire il lavoro in modo flessibile pagando il dipendente solo per le ore effettivamente lavorate. Questo tipo di contratto permette di risparmiare non solo sulla retribuzione ma anche sui contributi previdenziali visto che il loro importo è proporzionato al numero di ore lavorate.
Se si vuole inserire una risorsa in azienda con un costo ridotto e con un percorso di formazione integrato, un’altra soluzione vantaggiosa è l’apprendistato che prevede una contribuzione previdenziale molto più bassa rispetto ai contratti standard e offre la possibilità di formare il lavoratore direttamente sul campo. Ancora più conveniente è il tirocinio, che non è un vero e proprio contratto di lavoro ma una forma di collaborazione finalizzata alla formazione professionale. In questo caso, l’azienda deve garantire un’indennità minima al tirocinante, ma non è tenuta a versare contributi previdenziali come per un’assunzione tradizionale.
Consulenza per Assunzione Dipendenti e Scelta del Contratto
Se devi assumere un dipendente e non sai quale sia la soluzione migliore, i nostri consulenti del lavoro sono a tua disposizione per guidarti in ogni fase del processo. Grazie alla loro esperienza, possono aiutarti a scegliere il contratto più adatto alle esigenze della tua azienda, valutando le opzioni più vantaggiose sia per te che per il nuovo dipendente.
Se stai cercando di ottimizzare i costi, accedere alle agevolazioni fiscali o semplicemente capire le diverse tipologie contrattuali, ti offriamo un supporto completo per rendere l’assunzione semplice, veloce e sicura in base alle tue esigenze temporanee.
Se hai bisogno di una consulenza personalizzata sulla scelta del contratto o di un aiuto pratico per gestire le procedure burocratiche dell’assunzione dipendente, richiedi maggiori informazioni su Consulentedellavoro.it e scopri come possiamo aiutarti a trovare la soluzione giusta per la tua azienda.