I regimi contabili e fiscali: quale è la scelta migliore

Quando si deve scegliere il regime contabile da adottare, un’impresa deve valutare la propria forma giuridica e ed il volume d’affari raggiunto. 

La scelta del regime fiscale determina come devono essere gestiti il bilancio ed i registri contabili, l’amministrazione dell’impresa, gli obblighi fiscali e le detrazioni a cui accedere.

Applicare il regime contabile migliore è frutto della pianificazione fiscale dell’imprenditore con l’obiettivo di ottenere il maggior risparmio possibile.

Un’impresa deve fare una scelta accurata tra i diversi regimi contabile per raggiungere la sostenibilità finanziaria ed avere a disposizione la liquidità aziendale necessaria, tramite la corretta tenuta dei registri contabili.

Consulente del lavoro è a disposizione per accompagnarti nella scelta tra i regimi IVA previsti tra il regime fiscale ordinario, il regime fiscale semplificato ed il regime di contabilità forfettario.

Quali sono i regimi contabili nel nostro Paese

Quali sono i tipi di regimi fiscali? Sono tre regimi fiscali e contabili in Italia e possono essere riassunti in questo modo sulla base delle novità apportate dalla Legge di Bilancio 2023:

• contabilità semplificata, per le società di persone, SNC e SAS ed imprese individuali, con ricavi dell’anno precedente inferiori a 500.000 euro per le attività di servizi e 800.000 euro per altre attività;
• contabilità ordinaria, per le società di capitali come Srl, Spa e Sapa, indipendentemente dai loro ricavi, società di persone e imprese individuali con ricavi superiori a 500.000 euro per la prestazione di servizi e 800.000 euro per altre attività;
• regime forfettario, per le persone fisiche che esercitano attività d’impresa un arte o una professione, ad esclusione dei contribuenti che usufruiscono di regimi speciali IVA, con ricavi e compensi che non devono superare i 85.000 euro anche sommando più attività.

Optare per il regime ordinario ha come vantaggi quello di avere un fatturato massimo illimitato, la possibilità di accedere ad un gran numero di spese deducibili ed un accesso al credito più semplice ma comporta gravosi obblighi di documentazione.

Invece, rispetto al regime ordinario, il regime semplificato ha il vantaggio di non comportare grandi obblighi di documentazione ma il fatturato massimo per accedervi è limitato così come l’accesso alle spese deducibile ed è più complicato l’accesso al credito.

Ciascun regime contabile ha dei pro e dei contro da valutare per la tenuta della contabilità aziendale, la gestione contabile, motivi legali e fiscali ed in base alla forma giuridica ed al fatturato dell’impresa.

Quali sono le caratteristiche del regime forfettario

La Legge di Bilancio 2023 ha aumentato il tetto di ricavi ad 85.000 euro per le persone fisiche ed i lavoratori autonomi senza toccare i coefficienti di redditività del regime contabile forfettario.

Vantaggi fiscali e contabili del regime forfettario:

Il regime forfettario si distingue per la sua semplicità, sia sotto il profilo fiscale che contabile, rappresentando una soluzione vantaggiosa soprattutto per chi avvia un’attività professionale o imprenditoriale.

Uno dei principali benefici riguarda l’imposta sostitutiva: si applica un’aliquota fissa del 15% sul reddito imponibile, che può scendere al 5% per i primi cinque anni di attività, a condizione che siano rispettati determinati requisiti. Questa tassazione è indipendente dalle spese sostenute, offrendo maggiore prevedibilità rispetto ad altri regimi fiscali.

Dal punto di vista contabile, il regime forfettario garantisce numerose semplificazioni:

• Nessuna IVA in fattura: Le fatture emesse non devono indicare l’IVA, ma solo l’importo netto da corrispondere.
• Esenzione dalla tenuta dei registri IVA: Non è necessario registrare le fatture né conservare i registri contabili previsti per altri regimi.
• Fatturazione elettronica opzionale: È obbligatoria solo per chi supera determinati limiti di ricavi o secondo quanto previsto dalla normativa vigente.
• Nessun obbligo di sostituto d’imposta: Se non si hanno dipendenti, non si è tenuti a operare ritenute d’acconto per conto di terzi.
• Reddito calcolato in modo forfettario: Basta applicare un coefficiente di redditività (variabile dal 40% all’86% a seconda dell’attività) al totale dei ricavi annui, senza dover documentare o dedurre le spese effettive sostenute.

Queste caratteristiche rendono il regime forfettario particolarmente adatto a chi desidera una gestione fiscale snella, costi contenuti e maggiore chiarezza nella pianificazione economica. Va tuttavia ricordato che non è possibile dedurre costi né accedere alle detrazioni e ai bonus fiscali previsti in altri regimi fiscali.

Non possono accedere al regime forfettario:

• chi esercita in contemporanea attività di impresa o di lavoratore autonomo ed è anche socio di imprese familiari, di società di persone, associazioni professionali;
• chi ha rapporti con datori di lavoro in corso o nei due periodi precedenti di imposta;
• chi svolge attività in regimi IVA speciali;
• i soggetti non residenti in Italia a meno che non producano il 75% del reddito nel nostro Paese;
• chi cede fabbricati, porzioni di fabbricati, terreni edificabili e mezzi di trasporto nuovi.

Il reddito imponibile del regime forfettario sarà calcolato in base al coefficiente di redditività legato al Codice ATECO dell’attività. Ne fanno i contributi previdenziali versati e le perdite fiscali da dedurre dall’imponibile. Un’aliquota ridotta al 5% è prevista per le start up per attività iniziate da cinque anni.

Limiti e restrizioni sulle deduzioni e detrazioni nel regime forfettario:

Chi aderisce al regime forfettario deve tenere presente che non può usufruire delle classiche deduzioni e detrazioni fiscali previste per altri regimi. In particolare, nel calcolo del reddito imponibile non è possibile sottrarre le spese sostenute per l’attività, né accedere a benefici fiscali come i bonus per ristrutturazioni edilizie o per il risparmio energetico, disponibili invece nel regime ordinario.

Per questo motivo, il regime forfettario può risultare meno conveniente per chi sostiene numerosi costi deducibili o intende approfittare degli incentivi fiscali. Al contrario, il regime ordinario offre una maggiore flessibilità e più opportunità in termini di agevolazioni fiscali.

Quali sono gli obblighi di fatturazione e registrazione nel regime forfettario?

Chi aderisce al regime forfettario può usufruire di importanti semplificazioni nella gestione della fatturazione e della contabilità. In particolare:

• Le fatture non devono riportare l’IVA: è sufficiente indicare l’importo totale da corrispondere;
• Non è richiesta la tenuta dei registri IVA né la conservazione delle fatture nei registri contabili ufficiali;
• Dal 1° luglio 2022, la fatturazione elettronica è obbligatoria anche per i forfettari che, nell’anno precedente, hanno superato i 25.000 euro di ricavi o compensi. Chi rimane al di sotto di questa soglia può continuare a emettere fatture in formato cartaceo.

Queste semplificazioni hanno l’obiettivo di ridurre gli adempimenti amministrativi e rendere più agevole la gestione contabile per professionisti e piccole attività che rientrano nei limiti previsti dal regime forfettario.

Come funziona il regime di contabilità semplificata?

Il regime contabile semplificato si rivolge alle ditte individuali, le società di persone e gli enti non commerciali. 

Le imprese in contabilità semplificata che non possono accedere al regime forfettario devono determinare il reddito d’impresa sulla base del principio di cassa o di competenza.

Per calcolare il reddito di impresa con il regime della contabilità semplificata bisogna fare la differenza tra ricavi e compensi con le spese sostenute. A questo importo devono aggiungersi il reddito consumato al livello familiare dall’imprenditore, quelli che derivano dagli immobili, le plusvalenze e le sopravvenienze attive.

Al risultato ottenuto vanno tolte le minusvalenze e sopravvenienze passive, gli ammortamenti di beni materiali e immateriali, le perdite di beni strumentali e di crediti, gli accontamenti del TFR, i costi del personale, gli oneri di utilità sociale, le deduzioni forfettarie.

Le deduzioni per il regime di contabilità semplificata devono indicare i costi di acquisto dei beni, le manutenzioni ordinarie, le spese di acquisto di servizi, le spese generali e gli interessi di mora.

Le scritture contabili da tenere sono: 

• i registri iva se obbligatori ed i registri di incassi e pagamenti da indicare in ordine cronologico non  oltre sessanta giorni dall’incasso mentre le componenti non monetarie devono essere inserite nella dichiarazione dei redditi;
• solo i registri iva per la registrazione delle operazioni non soggette ai fini iva ed i mancati incassi e pagamenti da registrare nel documento contabile ai fini iva;
• soli registri iva sui presunti incassi e pagamenti non soggetti a registrazione ai fini iva considerate come pagate o incassate nell’anno di annotazione con il vincolo triennale. nella dichiarazione annuale iva.

Le registrazioni devo essere effettuate entro sessanta giorni per i primi due casi di cui qui sopra dalla data di incasso o di pagamento.

Il regime di contabilità ordinaria

Nel regime contabile ordinario l’imprenditore commerciale ha l’obbligo di tenuta dei libri contabili e deve essere in regola con le registrazioni. 

Inoltre, le imprese che adottano il regime ordinario devono anche tenere obbligatoriamente il registro delle fatture di acquisto, il registro delle fatture emesse ed il registro dei beni ammortizzabili.

Fanno parte delle scritture contabili da tenere obbligatoriamente anche il libro giornale con la registrazione cronologica delle operazioni e dei movimenti finanziari dell’attività d’impresa, quelli sezionali per tipologia di intervento e i libri inventari.

L’inventario ed i bilancio devono essere presentati entro tre mesi dalla dichiarazione dei redditi per il calcolo delle imposte dirette, indicando le attività e le passività.

Gli adempimenti fiscali nel regime di contabilità ordinaria:

Chi opera con il regime di contabilità ordinaria deve osservare una serie di adempimenti fiscali obbligatori, fondamentali per garantire una gestione trasparente e conforme alle normative fiscali vigenti.

• Fatturazione elettronica: Tutte le fatture devono essere emesse e trasmesse attraverso il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate. I documenti sono consultabili dal cliente tramite il proprio cassetto fiscale o via PEC.
• Dichiarazione annuale IVA: È necessario presentare la dichiarazione IVA annuale, riportando tutte le operazioni effettuate nell’anno solare.
• Liquidazione e versamento periodico dell’IVA: L’IVA deve essere calcolata e versata mensilmente o trimestralmente, in base al volume d’affari dell’impresa.
• Compilazione degli ISA: In sostituzione degli studi di settore, è obbligatorio compilare e trasmettere il modello degli Indici Sintetici di Affidabilità (ISA), in relazione all’attività svolta.
• Tenuta dei registri contabili: È richiesto il mantenimento e la conservazione di diversi registri, tra cui: il registro delle fatture emesse, quello degli acquisti, il registro dei beni ammortizzabili, il libro giornale, i libri sezionali e l’inventario.

Rispettare questi adempimenti è essenziale per assicurare la correttezza della gestione contabile e fiscale, evitando eventuali sanzioni o contestazioni da parte dell’Amministrazione finanziaria.

Tassazione e aliquote nel regime ordinario:

Sotto il profilo fiscale, il regime di contabilità ordinaria prevede che il reddito d’impresa sia tassato secondo le aliquote IRPEF progressive applicate agli scaglioni di reddito. L’aliquota parte dal 23% per i redditi più bassi e può arrivare fino al 43% per i redditi più elevati. Ciò significa che l’imposizione fiscale aumenta proporzionalmente al reddito prodotto.

Oltre alle imposte sul reddito, il regime ordinario comporta una serie di obblighi aggiuntivi che il contribuente deve rispettare:

• Fatturazione elettronica: È obbligatoria per tutte le operazioni, da trasmettere tramite il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate o via PEC.
• Dichiarazione annuale IVA e versamenti periodici: Devono essere effettuati su base mensile o trimestrale, a seconda del volume d’affari.
• Compilazione del modello ISA: Gli Indici Sintetici di Affidabilità fiscale, introdotti dal 2017, hanno sostituito gli studi di settore e devono essere compilati e inviati annualmente.
• Tenuta e conservazione dei registri contabili: È obbligatorio mantenere in ordine i registri IVA, i libri contabili (come libro giornale, inventario) e tutta la documentazione amministrativa richiesta.

Nonostante comporti una maggiore complessità gestionale, il regime ordinario offre anche vantaggi importanti, come la possibilità di dedurre numerose spese e una gestione contabile dettagliata, utile per una pianificazione fiscale più accurata.

Per valutare se adottare il regime forfettario, semplificato o ordinario consulente del lavoro è a disposizione per effettuare la scelta del regime contabile migliore per la tua attività.